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A L'ATTENTION DES ORGANISATEURS DE CONFERENCE

Vous avez recruté des interprètes professionnels. Ils accompliront pour vous un travail de grande qualité. Vous les aiderez par ces simples gestes.

• Conseils aux orateurs : remettez à chacun des orateurs un exemplaire des "Conseils aux orateurs" que votre interprète-conseil se fera un plaisir de vous transmettre.
• Documentation : les interprètes ont des connaissances étendues mais ne peuvent pas être experts dans tous les domaines. Faites leur parvenir, dès que possible et avant la date de votre conférence, toute la documentation disponible dans les langues de travail utilisées. L'étude des textes leur permettra de se familiariser de façon précise avec le sujet particulier des séances de travail. Ils établiront leurs propres glossaires et suivront mieux les orateurs dont certains peuvent parler trop vite ou avec des accents très prononcés.
• Outre l'ordre du jour et les textes des interventions devant être lus, il serait bon de leur transmettre les rapports de réunions précédemment tenues sur le même sujet ainsi qu'une documentation générale sur votre organisation ou association, les noms des responsables et des orateurs accompagnés d'un bref c.v. De plus, chaque interprète devra recevoir toute la documentation envoyée aux participants.
• Remettez aux interprètes, avant chaque séance et/ou débat, les documents qui seront rédigés et distribués aux participants. Chaque cabine recevra au moins un exemplaire de ces documents, si possible dans chacune des langues de la conférence.
• Séance d'information : si votre conférence est d'un haut niveau technique, il est bon d'organiser une rencontre entre orateurs et interprètes. Les interprètes auront ainsi les réponses à leurs questions de terminologie ou de procédure.
• Liaison : pour une bonne coordination, une personne de votre organisation pourrait assurer la liaison avec le chef de votre équipe d'interprètes. En particulier, procéder au règlement sur place des frais de séjour des interprètes selon leur contrat d'engagement.
• L'interprétation de conférence est un travail d'équipe. Avant le début de la conférence, présentez les interprètes à vos collaborateurs et techniciens du son.
• Installation technique : vérifiez que votre fournisseur a bien installé le nombre de cabines et de canaux requis pour la conférence, que l'équipement est en bon état de marche et que tous les délégués disposent bien d'un écouteur. Avant l'ouverture de la conférence, demandez à l'interprète-conseil ou au chef d'équipe des interprètes et au chef technicien de vérifier le bon fonctionnement de l'installation.
• Projections : s'il doit y avoir projection de diapositives, films ou transparents, assurez-vous que l'écran est bien visible des cabines et que les interprètes ont bien reçu les textes de ces projections à l'avance.
• Salle des interprètes : mettez, si possible, à la disposition de vos interprètes une salle ou un espace réservé où ils pourront recevoir les documents à étudier et leurs messages.

  Votre équipe d'interprètes

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